A continuación, se detallan las principales labores que puede desempeñar una secretaria en este tipo de contrato:

• Gestión de la documentación:

  • Archivo y clasificación: Organizar y mantener actualizado el archivo físico y digital de documentos, como facturas, albaranes, contratos, correspondencia, etc.

  • Redacción y transcripción: Redactar y transcribir documentos, informes, cartas, comunicados y otros textos requeridos por la dirección o los distintos departamentos.

  • Control de la documentación técnica: En ocasiones, puede colaborar en la gestión de planos, especificaciones técnicas u otra documentación relevante para la producción o proyectos específicos del sector metalúrgico.

• Atención y comunicación:

  • Atención telefónica y presencial: Gestionar llamadas, recibir visitas y derivarlas al personal correspondiente, ofreciendo una imagen profesional y eficiente de la empresa.

  • Gestión del correo electrónico y postal: Organizar, clasificar y responder a los correos electrónicos, así como gestionar el envío y recepción de correspondencia postal.

  • Coordinación de reuniones: Convocar, preparar y, en ocasiones, asistir a reuniones, tomando notas o actas si es necesario.

  • Comunicación interna: Distribuir comunicados internos, informar sobre novedades y mantener informados a los empleados sobre asuntos relevantes.

• Apoyo administrativo:

  • Gestión de agendas: Organizar y gestionar la agenda de la dirección o de otros miembros del equipo, coordinando citas y recordatorios.

  • Control de suministros de oficina: Realizar pedidos de material de oficina, asegurando que siempre haya stock suficiente.

  • Gestiones bancarias y contables básicas: Colaborar con el departamento de contabilidad en tareas como la preparación de documentación para el banco, control de gastos menores o registro de facturas simples.

  • Soporte a la dirección y otros departamentos: Proporcionar apoyo administrativo general a la dirección, departamento comercial, producción o cualquier otro que lo requiera.

• Manejo de herramientas informáticas:

  • Dominio de software de ofimática: Utilizar con fluidez programas como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) para la creación y gestión de documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

  • Gestión de bases de datos: Introducir y mantener datos actualizados en sistemas de gestión o bases de datos internas.

• Otras tareas:

  • Organización de viajes: En algunos casos, puede encargarse de la reserva de vuelos, hoteles y gestión de dietas para viajes de negocios.

  • Tareas de organización general: Mantener el orden y la limpieza del área de trabajo y colaborar en la organización de eventos internos de la empresa.